Kongre turizmi, insanların tatil için değil; kongre, konferans, toplantı, fuar ve kurumsal etkinliklere katılmak için seyahat etmesidir. Bir doktorun uluslararası bir tıp kongresi için İstanbul'a gelmesi, bir şirketin bayilerini yıllık toplantı için bir otelde buluşturması ya da bir firmanın TÜYAP'taki fuara stant açması bu turizm türünün örnekleridir.

Bu yazıda kongre turizminin ne olduğunu, MICE kavramını, kongre ile konferans ve sempozyum arasındaki farkı, bu organizasyonları kimlerin yönettiğini ve İstanbul'un kongre turizmindeki yerini anlatıyoruz.

Kongre Turizmi Nedir?

Kongre turizmi, iş veya mesleki amaçla yapılan seyahatleri kapsar. Katılımcının yolculuk sebebi bir etkinliktir; konaklama, ulaşım, yeme-içme ve şehirde geçirilen zaman bu etkinliğin etrafında şekillenir. Bu yüzden kongre turizmi yalnızca bir salon kiralamaktan ibaret değildir; ulaşım, otel, teknik altyapı, ikram ve sosyal programlar birlikte planlanır.

Kongre turizmini klasik tatil turizminden ayıran üç özellik vardır:

• Sezona bağlı değildir: Kongre ve fuarlar yılın her ayına yayılır; bu da otellerin ve şehrin yaz dışında da misafir ağırlamasını sağlar.
• Katılımcı profili farklıdır: Katılımcılar genellikle şirketleri veya kurumları adına seyahat eden profesyonellerdir.
• Program önceden bellidir: Oturum saatleri, aralar, öğle yemekleri ve akşam programları etkinlik takvimine göre planlanır.

MICE Ne Demek?

Kongre turizmi uluslararası literatürde çoğunlukla MICE kısaltmasıyla anılır. Kısaltmanın her harfi bir etkinlik türünü ifade eder:

Bu yüzden fuar turizmi de kongre turizminin bir parçası kabul edilir. İstanbul'daki fuarların güncel tarihlerini TÜYAP ve İFM fuar takvimimizde bulabilirsiniz.

Kongre, Konferans ve Sempozyum Arasındaki Fark

Bu üç kavram günlük dilde birbirinin yerine kullanılsa da aralarında ölçek ve amaç farkı vardır:

• Kongre: Genellikle birkaç gün süren, çok sayıda katılımcının bulunduğu, paralel oturumlar, paneller ve çalıştaylar içeren geniş kapsamlı etkinliktir. Çoğu zaman bir meslek kuruluşu veya dernek tarafından düzenli aralıklarla yapılır.
• Konferans: Belirli bir konu etrafında bilgi aktarımının yapıldığı, daha odaklı ve genellikle daha kısa süreli toplantıdır.
• Sempozyum: Akademik veya bilimsel bir konunun uzmanlarca tartışıldığı, daha resmi ve dar kapsamlı etkinliktir. Sunulan bildiriler çoğu zaman bir bildiri kitabında toplanır.

Daha küçük ölçekli kurumsal toplantıların nasıl planlandığını toplantı organizasyonu nedir yazımızda anlattık.

Kongre Organizasyonunu Kimler Yönetir?

Büyük bir kongre, tek bir firmanın üstlenemeyeceği kadar çok parçadan oluşur. Bu yüzden sektörde farklı uzmanlıklar birlikte çalışır:

• PCO (Professional Congress Organizer): Kongrenin uçtan uca yönetimini üstlenen profesyonel kongre organizatörüdür. Bütçe, kayıt sistemi, salon planı, konuşmacılar, konaklama ve transfer koordinasyonu PCO'nun sorumluluğundadır.
• DMC (Destination Management Company): Etkinliğin yapıldığı şehirde yerel hizmetleri sağlayan firmadır. Transfer, şehir turu ve sosyal programlar gibi işleri organize eder.
• Kongre merkezi veya otel: Salonları, teknik altyapıyı ve çoğu zaman konaklamayı sağlar.
• Teknik firmalar: Ses, ışık, sahne ve simultane çeviri sistemlerini kurar.
• Catering firması: Oturum aralarındaki coffee break'leri, öğle yemeklerini, kokteylleri ve gala yemeklerini hazırlar.

Brunch Plus bu zincirde catering tarafında yer alıyor: Kongre, konferans ve seminerlerde ikram hizmeti veriyoruz. Kongre yönetimi, konaklama veya transfer hizmeti sunmuyoruz.

İstanbul'un Kongre Turizmindeki Yeri

İstanbul, iki uluslararası havalimanı, geniş otel kapasitesi ve iki kıtayı birleştiren konumuyla kongre turizminde Türkiye'nin en önemli şehridir. Şehirdeki başlıca kongre ve fuar alanları şunlardır:

• İstanbul Kongre Merkezi ve Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı: Harbiye'de, birbirine komşu iki büyük kongre merkezi.
• Haliç Kongre Merkezi: Haliç kıyısında, tarihi bir yapının dönüştürülmesiyle oluşturulmuş kongre alanı.
• TÜYAP Fuar ve Kongre Merkezi: Büyükçekmece'de, fuarlarla birlikte kongre ve toplantılara da ev sahipliği yapar.
• İstanbul Fuar Merkezi (İFM): Yeşilköy'de, büyük fuarların yanı sıra kongre salonlarına da sahiptir.
• Kongre otelleri: Şehirdeki birçok büyük otel, toplantı salonları ve konaklamayı bir arada sunar.

Kongrelerde İkramın Rolü

Bir kongrede katılımcının en çok konuştuğu anlar çoğu zaman oturum aralarıdır. Kahve arasında tanışılır, öğle yemeğinde iş bağlantıları kurulur. Bu yüzden ikram planı, kongre programının bir parçası olarak düşünülmelidir:

• Coffee break: Oturum aralarında kısa sürede çok kişiye servis yapılabilmesi için istasyonların sayısı ve yeri katılımcı sayısına göre planlanır. Ayrıntılar coffee break sayfamızda.
• Öğle yemeği: Oturumların arasındaki sınırlı sürede servis edilebilecek açık büfe veya set menü tercih edilir.
• Karşılama kokteyli ve gala yemeği: Kongrenin açılış akşamı veya kapanış gecesi katılımcıları sosyal bir ortamda buluşturur. Bkz. kokteyl organizasyonu.
• Özel beslenme: Uluslararası katılımlı kongrelerde vejetaryen, vegan ve glutensiz seçenekler kayıt aşamasında sorulmalıdır.

Seminer ve konferanslarda ikram planlamasının ayrıntılarını seminer ve konferans catering yazımızda bulabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular